Klachten

Klachten en opmerkingen moeten schriftelijk geformuleerd worden. Klachten tegen beslissingen die betrekking hebben op de toepassing van reglementen en VSF-statuten worden behandeld in deze volgorde: door de bevoegde commissie, de interne beroepscommissie en de externe beroepscommissie.

Er wordt een verschil gemaakt tussen een opmerking/bedenking en een klacht.

Opmerkingen of bedenkingen dienen schriftelijk via brief of e-mail geformuleerd te worden binnen de 7 dagen na de feiten.

Een opmerking of bedenking:

  • Een opmerking of bedenking wordt door het secretariaat behandeld of door de voorzitter van een commissie.
  • Indien men het wenst dat een opmerking of bedenking in een ruimer kader of expliciet  besproken wordt op de commissievergadering dan kan met dit schriftelijk vragen. Het schrijven van de betrokkene wordt dan op de commissie gebracht.

Een klacht wordt steeds geformuleerd op een klachtenformulier met de melding ‘klacht’ en deze wordt steeds behandeld door 3 commissieleden van een commissie.  Voortaan moet een klacht niet meer aangetekend verstuurd worden maar per gewone brief of ingescand document is ook voldoende. Een handtekening van de voorzitter of secretaris is nodig.

  • Een klacht wordt geschreven door de voorzitter of de secretaris of andere clubverantwoordelijke wiens naam in de squashagenda gepubliceerd staat.  Een klacht kan eventueel vergezeld zijn van een schrijven van een toegetreden lid (= speler) wanneer het gaat om verduidelijking of wanneer het gaat om een klacht van het toegetreden lid.
  • De klacht moet binnen de 7 werkdagen na de feiten bezorgd worden aan de voorzitter van de bevoegde commissie op het adres van de federatie.
  • De bevoegde commissie doet binnen de 21 dagen uitspraak.  De bevoegde commissie verwittigt schriftelijk het secretariaat van de genomen beslissing met melding van de identiteit van de betrokkenen aan wie de beslissing ter kennis moet gebracht worden.  Het VSF-secretariaat informeert per gewone brief de betrokkenen(n) van de genomen beslissing.  Bij gemotiveerde beslissing kan de bevoegde commissie in uitzonderlijke omstandigheden de uitvoerbaarheid bij voorraad bevelen.
  • Een klacht die geformuleerd wordt op het einde van het seizoen en die van invloed kan zijn op de ploegenrangschikking van de interclubcompetitie moet voor 8 juni behandeld worden door de bevoegde commissie.

Iedere betrokkene kan binnen de 15 dagen tegen deze beslissing beroep aantekenen bij de interne beroepscommissie. De termijn van 15 dagen loopt vanaf de datum van kennisgeving van de beslissing door het VSF secretariaat. Indien de termijn van 15 dagen eindigt op een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag, wordt deze verlengd tot de eerstvolgende werkdag. Het beroep wordt slechts geldig ingesteld bij aangetekende brief gericht aan de secretaris –generaal van de VSF t.a.v. de interne beroepscommissie en dient op straf van onontvankelijkheid gemotiveerd te zijn. Opdat het beroep ontvankelijk zou zijn dient bovendien een waarborgsom van € 100 op de rekening van de VSF gestort worden. Indien de waarborgsom op de datum waarop de interne beroepscommissie samenkomt op de rekening van de VSF niet gecrediteerd werd, wordt het beroep onontvankelijk verklaard. Wanneer het beroep door de interne beroepscommissie gegrond verklaard wordt, wordt de waarborgsom teruggestort.

Beroep werkt schorsend tenzij de aangevochten beslissing door de bevoegde commissie uitvoerbaar bij voorraad verklaard werd niettegenstaande beroep.

De interne beroepscommissie komt op de zetel van de federatie samen op uitnodiging van de voorzitter dit binnen de 30 dagen nadat het beroep aangetekend werd.

De interne beroepscommissie bestaat uit minstens 3 leden.

De datum van de vergadering wordt door het VSF secretariaat aan de betrokkene(n) per gewone brief ter kennis gebracht. De betrokkenen worden uitgenodigd om op de vergadering aanwezig te zijn.

Op de vastgestelde datum worden de betrokkenen gehoord en de stukken ingezien. De afwezigheid van de betrokkene verhindert de beroepscommissie niet een geldige beslissing te nemen op basis van de aanwezige documenten en geschriften.

Bij verhindering van de voorzitter van de interne beroepscommissie moet het oudste lid van de commissie de werkzaamheden van de commissie waarborgen.

Binnen de 21 dagen na deze vergadering brengt de voorzitter, of bij verhindering diens vervanger, per gewone brief de beslissing van de interne beroepscommissie ter kennis van de betrokkenen en het VSF-secretariaat. Bij gemotiveerde beslissing kan de interne beroepscommissie in uitzonderlijke omstandigheden de uitvoerbaarheid bij voorraad bevelen.

Indien binnen deze termijn de interne beroepscommissie geen uitspraak verleent,  kunnen de betrokkenen de externe beroepscommissie vatten.

Schematisch
Bij de formulering van een klacht of beroep moet het klachtenformulier duidelijk volgende zaken melden.

 

KLACHT m.b.t. volgende feiten

Datum:
Formulering van de klacht en de feiten:
Naam van de indiener van de klacht:
Te  behandelen door de bevoegde commissie binnen de 21 dagen (naam commissie te vermelden in het formulier)

BEROEP tegen de beslissing van de bevoegde commissie. (binnen de 15 dagen na de beslissing aangetekend te versturen)

           Datum:
           Beroep:  Tegen welke beslissing, van welke commissie, van welke datum ?
           Te behandelen door de interne beroepscommissie binnen de 30 dagen.
           Naam en handtekening van de indiener van het beroep.
           Waarborg te storten

BEROEP tegen de beslissing van de IBC (binnen de 7 dagen na de bekendmaking)

           Datum:
           Beroep:
           Te behandelen door de externe beroepscommissie
           Naam en handtekening van de indiener van het beroep
           Waarborg te storten

 

Wie kan een klacht neerleggen?

De persoon die klacht neerlegt moet in eerste instantie een toegetreden lid van de federatie zijn. Vervolgens:

  • de secretaris of voorzitter van een effectief lid (club) voor alle klachten
  • het toegetreden lid (speler) dat rechtstreeks benadeeld werd door een losstaand feit of door een voorval tijdens een wedstrijd. Indien het toegetreden lid geen 18 jaar is, moet de klacht mee onderschreven worden door één van de ouders
  • De voorzitters van de commissies en comités van de VSF
  • Referee
  • Referees van een A- en B-niveau wanneer hij/zij in het centrum aanwezig is als toeschouwer en getuige is geweest van de feiten
  • Controleur
  • Tornooileider
  • Kapitein van een interclubploeg

Indien een klacht wordt ingediend door anderen dan de bovenvermelde personen, wordt de klacht onontvankelijk verklaard.

Externe beroepscommissie “tekst uit het Huishoudelijk Reglement goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 26/03/01”
In de schoot van de VSF wordt een externe beroepscommissie opgericht die in haar werking autonoom en onafhankelijk optreedt.

De zetel van de externe beroepscommissie wordt gevestigd op de zetel van de VSF.

De externe beroepscommissie neemt kennis van de beroepen die ingesteld zijn tegen de beslissingen van de interne beroepscommissie of van de beroepen die door de interne beroepscommissie niet tijdig beslecht werden en die om deze reden bij de externe beroepscommissie aanhangig gemaakt werden.

De externe beroepscommissie neemt kennis van de beroepen tot nietigverklaring ingesteld door het Dagelijks Bestuur van de VSF.

Iedere betrokkene kan binnen de 7 dagen tegen een beslissing van de interne beroepscommissie beroep aantekenen bij de externe beroepscommissie. De termijn van 7 dagen loopt vanaf de datum van kennisgeving van de beslissing door de interne beroepscommissie. Indien de termijn van 7 dagen eindigt op een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag, wordt deze verlengd tot de eerstvolgende werkdag. Het beroep wordt slechts geldig ingesteld bij aangetekende brief gericht aan de secretaris–generaal van de VSF t.a.v. de externe beroepscommissie en dient op straf van onontvankelijkheid gemotiveerd te zijn. Opdat het beroep ontvankelijk zou zijn dient bovendien een waarborgsom van € 200 op de rekening van de VSF gestort te worden. Indien de waarborgsom op de datum waarop de externe beroepscommissie samenkomt op de rekening van de VSF niet gecrediteerd werd, wordt het beroep onontvankelijk verklaard. Wanneer het beroep door de externe beroepscommissie gegrond verklaard wordt, wordt de waarborgsom teruggestort.

Het beroep wordt in dezelfde vorm ingesteld wanneer de interne beroepscommissie binnen de termijn voorzien in bovenvermeld artikel 8 over klachten geen beslissing neemt.

Beroep bij de externe beroepscommissie werkt schorsend tenzij de aangevochten beslissing  uitvoerbaar bij voorraad verklaard werd niettegenstaande beroep.

Het dagelijks bestuur van de VSF kan bij de externe beroepscommissie ambtshalve de vernietiging vorderen van iedere beslissing die door een commissie of door de interne beroepscommissie zou genomen zijn in strijd met de geldende statuten en reglementen van de VSF.

Het beroep tot nietigverklaring door het dagelijks bestuur moet worden ingesteld binnen de 7 dagen te rekenen vanaf de datum van de beslissing van de betrokken commissie of vanaf de kennisgeving van de beslissing door de interne beroepscommissie. Indien de termijn van 7 dagen eindigt op een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag, wordt deze verlengd tot de eerstvolgende werkdag. Het beroep wordt ingesteld bij aangetekende brief gericht aan de secretaris–generaal van de VSF t.a.v. de externe beroepscommissie en dient op straf van onontvankelijkheid gemotiveerd te zijn.

De externe beroepscommissie bestaat uit minstens 3 leden.  De Raad van Bestuur stelt een lijst op van 10 leden waaronder minimaal 2 juristen.  Ze worden benoemd door de Raad van Bestuur van de VSF voor een periode van 5 jaar. Hun mandaat is hernieuwbaar.

De samenstelling van de externe beroepscommissie geschiedt per zaak als volgt:

  • De voorzitter wordt aangeduid door de VSF-voorzitter. De voorzitter van de externe beroepscommissie moet een praktijkjurist zijn.
  • De betrokken partijen hebben verder elk het recht om 1 lid aan te duiden.  Dit lid moet gekozen worden uit de door de Raad van Bestuur goedgekeurde lijst van leden van de externe beroepscommissie. Bij gebreke aan keuze door de betrokkenen wijst de voorzitter van de externe beroepscommissie de andere leden aan die terzake zullen zetelen.
  • De externe beroepscommissie zetelt altijd met een oneven aantal leden. Waar nodig wijst de voorzitter van de externe beroepscommissie leden aan om het vereiste aantal te bereiken. De beslissingen binnen de externe beroepscommissie worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen.
  • De secretaris-generaal fungeert als secretaris van de beroepscommissie.

De voorzitter van de externe beroepscommissie bepaalt de termijnen waarbinnen de betrokken partijen hun verdediging schriftelijk moeten indienen. De externe beroepscommissie komt vervolgens op de zetel van de federatie samen op uitnodiging van de voorzitter.  De datum van de vergadering wordt door het VSF secretariaat aan de betrokkene(n) tenminste acht dagen op voorhand per aangetekende brief ter kennis gebracht. De betrokkenen worden uitgenodigd om op de vergadering aanwezig te zijn. Op de vastgestelde datum worden de betrokkenen gehoord en de stukken ingezien. Iedere partij mag zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een advocaat. De afwezigheid van een partij op de vastgestelde datum verhindert de beroepscommissie niet een geldige beslissing te nemen op basis van de aanwezige documenten en stukken.

De externe beroepscommissie kan alle onderzoeksmaatregelen treffen die zij nodig acht: zij kan partijen en derden horen of schriftelijke verklaringen ontvangen, zich ter plaatse begeven in de zetel van de VSF, besturen en clubs, waar de verantwoordelijken alle stukken, documenten en inlichtingen dienen voor te leggen.

Een eensluidend verklaard afschrift van de uitspraak wordt aan de betrokkenen per aangetekende brief en aan het VSF-secretariaat per gewone brief ter kennis gebracht.

Indien de betrokkenen zich bij de beslissing van de externe beroepscommissie niet kunnen neerleggen, zal het geschil aanhangig gemaakt worden bij de Belgische Arbitragecommissie voor de Sport (B.A.S.) van het Belgisch Olympisch Interfederaal Comité. (B.O.I.C.)