Werkplan RVB

Procedure voor het opstellen van de agenda van elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van de besluiten.

 De Raad van Bestuur vergadert minstens 5 keer per jaar. De voorzitter van de Raad van Bestuur ziet toe op de correcte navolging van onderstaande procedure.

Planning van de data van vergaderen

De voorzitter maakt een voorstel van data om te vergaderen. Dit wordt voorgelegd op de Raad van Bestuur, besproken en goedgekeurd. Dit gebeurt tijdens de eerste vergadering na de Algemene Vergadering.

Het opstellen van de agenda

De voorzitter stelt de agenda op.

  • Twee weken voor de vergadering krijgen de bestuurders een memo omtrent de datum en er wordt gevraagd of zij specifieke agendapunten willen bespreken.
  • Aan de personeelsleden wordt tevens gevraagd of zij agendapunten willen toevoegen aan de ontwerpagenda die door de voorzitter gemaakt wordt.
  • Eén week voor de aanvang van de vergadering krijgen de bestuurders de agenda toegestuurd alsook alle bijlagen. Er wordt gevraagd om de aanwezigheid te bevestigen of om te verwittigen indien men niet aanwezig kan zijn en in dit geval een volmacht door te geven ten laatste 12.00u op de dag van de vergadering.
  • De agenda van de Raad van Bestuur bevat steeds een aantal vaste agendapunten, daarnaast zijn er een aantal agendapunten die gebonden zijn aan de periode van het jaar.

Stramien van vaste agendapunten

De agenda bevat steeds volgende agendapunten

  • Verwelkoming
  • Goedkeuring verslag van de vergadering. De actiepunten worden overlopen.
  • Beleid
    • Goed bestuur: opvolging en bijsturing
    • Andere beleidszaken: opvolging en bijsturing
  • Financieel: opvolgen van de jaarrekening en de begroting: zowel een samenvatting als een detail van de uitgaven en inkomsten wordt bezorgd en besproken.
  • Sport : het lopende seizoen
  • Rapportering en verslagen van commissies : vragen of opmerkingen, goedkeuring/eventuele bijsturing
  • Rapportering comités
  • SB/ESF/WSF
  • Varia

Jaarschema: planning vergaderingen

  • januari
  • februari
  • maart/april
  • juni
  • september/oktober
  • november

Agendapunten die in de loop van het jaar besproken worden

januari
  • Voorstellen nieuwigheden sportseizoen
  • Goed Bestuur
februari
  • Verdere bespreking voorstellen sportseizoen. Bespreking kandidaat- bestuurders Alg. Verg.
  • voorbereiding Algemene Vergadering en bespreking vergaderingen provinciale comités
  • Jaarverslag, Jaarrekening
  • Goed Bestuur
maart/april
  • Functieverdeling bestuurders
  • Activiteiten einde seizoen
  • Goed Bestuur
juni
  • Vormgeving nieuwe sportseizoen, beleidsplan
  • Goed Bestuur
september/oktober
  • Bespreking start nieuwe seizoen, bilaterale gesprekken en bijsturing beleidsplan
  • Goed Bestuur
november
  • Opstellen begroting van het volgende kalenderjaar
  • Zelfevaluatie RvB en evaluatie directie
  • Goed Bestuur
  • Evaluatie “omgaan met Goed Bestuur”

Verloop van de vergadering en goedkeuring van de besluiten

Conform art. 16 van de statuten wordt de vergadering van de Raad van Bestuur bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter. Indien deze belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter, en vervolgens door de secretaris. De vergaderagenda wordt afgehandeld in de volgorde zoals opgenomen in de agenda. De voorzitter zorgt voor het goed verloop en de goedkeuring van de besluiten. Hij heeft een toezichthoudende rol op de procedure. Na overleg wordt een besluit ter goedkeuring geformuleerd door de voorzitter. De beslissingen worden genomen bij absolute meerderheid van stemmen, behalve in deze gevallen beschreven in de statuten.
De stemming gebeurt door handopsteking of – geheim indien men dit wenst.

Opsturen van het verslag

Na de vergadering en binnen de periode van 10 dagen wordt het verslag opgestuurd aan de leden van de Raad van Bestuur. Een publieke versie van de notulen wordt op de website gepubliceerd. Bij de uitnodiging voor een volgende vergadering wordt het verslag tevens nog een keer opgestuurd. De notulen van elke vergadering worden ondertekend door de voorzitter en één bestuurder en bijgehouden in een daartoe bestemd register. Dit gebeurt bij een volgende Raad van Bestuur onder agendapunt 2: goedkeuring van het verslag van vorige vergadering Het verslag en de besluiten zijn dan definitief goedgekeurd.